القوانين التى تننظم الإدارة :
قرار رئيس الجمهورية رقم 627 لسنة 1981 بشأن إنشاء مراكز المعلومات والتوثيق فى الأجهزة الإدارية للدولة والهيئات العامة والمحافظات ، يتبع مركز المعلومات والتوثيق رئيس الجهة المنشأ بها أو من يفوضـه .
الأنشطة التي تقوم بها الإدارة :
- مسئولية الايميل الحكومى للحى والمتابعة اليومية له وارسال ما يرد عليه من مخاطبات الى الجهة المنوطة به .
- ارسال الخطابات الخاصة بقطاعات النشرة الشهرية ومتابعة و تجميع و تدقيق تلك البيانات الواردة من الجهات و الهيئات و المديريات الواردة منها تلك القطاعات و مراجعتها ثم تحليل تلك البيانات احصائيا وادخالها على الحاسب بالنشرة الشهرية .
- عمل عدد ( 2 ) حالات دعم و عدد ( 2 ) حالات توقع مستقبلية على مدار العام وارسالها للمحافظة للاسترشاد بها فى اتخاذ قرارات الادارة العليا وذلك بعد متابعة التوصيات الناتجة عن الدراسة مع جميع الجهات المختصة ويتم ذلك سنويا ً.
- تحديث الدليل الاحصائى سنوياً .
- اعداد البيانات اللازمة لادراجها ضمن الخطة الاستراتيجية لمحافظة الاسكندرية .
- يتم شهريا ً عمل بيان مصور للانجازات يتم ادراجه ضمن النشرة الشهرية .
- يتم التعاون مع ادارة العلاقات العامة شهريا بارسال البيانات الخاصة بانجازات الادارات لادراجها ضمن الفيديو الشهرى لانجازات الحى الذى يتم نشره على الصفحة الرسمية .
- يتم تدريب السادة موظفى الحى على برامج الحاسب الالى .
- مخاطبة الجهات الداخلية و الخارجية و تجميع البيانات اللازمة لاعداد تقرير شامل بالإنجازات لمختلف القطاعات بالمحافظة و تقرير إعادة الإنضباط للشارع السكندري عن قطاعات النظافة و مخالفات المبانى و الانارة و الطرق واشغال الطريق وارساله الي الادارة العامة للمعلومات والتوثيق بالمحافظة شهريا ً .
- اعداد تقرير شهري حول رخص المباني صادر من الادارة الهندسية و ارساله الي مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بالمحافظة .
- اعداد القوانين و القرارات للنشرة الشهرية .
- اعداد تقرير الخاص ببيانات قرارات المخالفة للمبانى و التعديات على املاك الدولة وتسليمها الى مركز معلومات المحافظة .
- اعداد التقرير الخاص بقرارات الازالة لمديرية الاسكان والمرافق شهريا .
- اعداد الانجاز النصف شهرى و الشهري و ذلك عن قطاعات النظافة و مخالفات البناء و الازالات على املاك الدولة و الاراضي الزراعية و ارساله الى مكتب السيد المحافظ.
- ادخال بيانات والتقارير اليومية للجنة 287 لسنة 2022 والخاصة بتحصيل مستحقات وحدات الاسكان الاقتصادى .
- المشاركة فى الندوات والاحتفالات والقوافل .
- حضور القوافل طبقا لمنسق وحدة السكان بالحى .
- اعداد وتنسيق النشرة الشهرية ( تنسيق البيانات ـ الاخبار الاعلامية ـ تصميم الاغلفة ) .
- المشاركة فى النشرة الشهرية ببرامج النظم.
- وادخال استمارات رابط .
- المشاركة فى إعداد ابواب النشرة الشهرية .
- حفظ القوانين و القرارات يدويا وادراجها بالنشرة الشهرية.
- اعداد البث الانتقائى .
- الادخال الالكترونى للمنظومة .
- شكاوى المواطنين.
- القاء الضوء على واحد من موضوعات كتب المكتبة باعداد مستخلص له وادراجه بالنشرة .
أهم الإنجازات التي قامت بها الإدارة :
- الحصول بصفة مستمرة على المركز الاول للنشرة الشهرية على مستوى محافظة الاسكندرية .
- عمل ملف مسابقة التميز الحكومى الدورة الاولى عام 2019 والحصول على المركز الاول على مستوى الجمهورية ( افضل مؤسسة حكومية ) .
- عمل ملف مسابقة التميز الحكومى الدورة الثانية عام 2020 و اختيار الحى من ضمن افضل 5 أحياء على مستوى الجمهورية ( افضل مؤسسة حكومية ) .
- ادخال بيانات املاك الدولة المؤجرة والمملوكة .
- من ضمن لجنة حصر عزبة الشامى .
- من ضمن لجنة تحديد العزب المدرجة فى مبادرة الـ 1000 قرية وحصر المعوقات والخدمات المطلوبة واحتياجات كل قرية .
- حصر المولات على مستوى الحى .
- بيان الحصر الشامل للمناطق الصناعية العشوائية ( معتمد و غير معتمد ) .
- وحدة السكان ( تم اختيار منسق وحدة السكان بالحى من المركز ) ويتم عقد اللقاءات والاجتماعات ومتابعة التوصيات مع الجهات الداخلية والخارجية .
- يتم عمل ملف الانجاز الخاص بالسادة رؤساء الحى خلال فترة توليهم رئاسة الحى ويكون انجاز مدعماً بالصور .
